La Gestion Électronique des Documents ou GED est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers). C'est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document. La GED peut permettre un gain de temps et d'argent énorme pour les organisations. En effet, elle permet l'indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le "volume papier".

la GED est avant tout la mise en œuvre d'une méthodologie de travail (collaboratif). Une petite, moyenne ou grande organisation qui n'envisagerait la GED que sous l'angle "logiciel" risquerait de connaître une perte financière énorme. C'est la mise en œuvre efficace de cette méthodologie qui est le garant du succès d'une solution de GED et non le produit "seul " qui ne sert que de "support" à cette "méthode". Pour être correctement appliqué et efficace, Eponia vous accompagne pour la mise en place de cette méthode.

Bien qu'encore peu connu de la plus grande majorité des entreprises, notamment des PME et des TPE, la GED est un enjeu économique réel. Elle peut améliorer la rentabilité de l'ordre de 3 à 5% (du Chiffre d'affaire). La ruée vers la GED découle du coût de la composante (traitement, production, stockage, recherche, archivage etc...) dites "papier" dans une entreprise

Il existe 4 étapes majeures dans la GED :

L'acquisition des documents

Le classement des documents

Le stockage des documents

La diffusion des documents

Eponia a développé son propre GED basé sur la technologie de PhpwebGallery.